仕事でのミスをなくすためにワンポイントアドバイス(excel)

派遣社員の仕事は、
様々な職場で
様々な作業を要求されても
当たり前に、間違いなく結果を出すことです。

マニュアルがあるのは、当たり前ではなくて、、、(実際、ない会社のほうが多い)
なくても、一度教えてもらったら
できなきゃいけないこともたびたびです。
ですが、、、、年齢はどんどん老いていきます。
というか、
経験はそれなりになっても、
どうも簡単な作業でミスをすることが増えてきたと
実感しています。

最近あったことは、こんなこと。
あるAというデータから、
マクロを動かして、抽出したBというデータを
エクセルファイルのCと照らし合わせて、
Dというファイル(メール文面)にまとめるということ。
書いたら難しく感じますが、
マクロのボタンをぴっと押して、
抽出したデータをCからVLOOKUPで抜き出して
あとは、メール文面にふさわしいように修正するというだけです。

問題は、Cをフィルターにかけてカウントするときに、
簡単な数え間違いをしてしまいました。

巨大なエクセル(列だけで30列、行は数百)をフィルタにかけるまではできても、
ディスプレイに入りきらないデータを
マウスで操作すると、
つい数え漏れしてしまったんです。
この間違いは、二回目でした。
社員には謝罪して、修正しましたが、
頭の責任にせず、方法をかえることにしたんです。
(ちなみにマニュアルは、古いので、今の遣りかたのマニュアルはありません)

1) マニュアルを作らずに作業フローの表を作った。
2) 作業フローには、Aのツールの結果の数値を入れる(手書きで書き写す)
3) Cの結果を数値で書き写す。

たったこれだけのことです。
効果はてきめんで、あれから2度やりましたが、
問題はありませんでした。

カウントして、エクセルなどの画面上に残すより、
紙に自分で記入することが、単調になりがちな作業にメリハリをつけ、
目で画面を追うより、集中力が続きます。
なおかつ、結果を(2)と(3)で見比べることにより、
数値が数え間違いをしてないかを一目瞭然にしました。

自分以外にチェックをする人がいない場合も使える方法かと思います。

年齢のせいにするより、
もっと工夫して、間違えない方法はないかと
いろいろと試すことは大切だと痛感しました。

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